2017 in vogelvlucht
Welkom!
Via deze website vlieg ik met u in vogelvlucht door het jaar 2017. Wij vliegen langs de speerpunten van het jaar. Per onderwerp kunt u steeds vanuit drie perspectieven (organisatie, cliënt en medewerker) kijken naar wat er over dat onderwerp plaatsvond. Veel plezier op deze vlucht!
ga mee…
Organisatie
Met de hele organisatie is gewerkt aan de voorbereiding van de ontwikkeling van de nieuwe visie. Er is informatie opgehaald bij cliënten, medewerkers en familieleden.
De presentatie hiervan werd ondersteund met zogenaamde roadshows.
Cliënt
In 2017 is in de praktijk uitvoering gegeven aan het professioneel organiseren. Een mooi voorbeeld is uitgewerkt door het ‘preventieteam Lochem’ (in 2018 is deze naam omgezet naar team Gezond en Wel). Er is gewerkt met een vernieuwende zorgvorm vanuit een intensieve samenwerking met Menzis. Hiet is als pilotproject gestart in een nieuw werkgebied voor Livio. Doel van het project is het voorkomen of verminderen van (thuis)zorg en behandeling door de inzet van een multidisciplinair team. Door de inzet van andere expertise/disciplines dan alleen zorgverlening kunnen cliënten beter en/of meer worden ondersteund. De focus ligt hierbij op ‘hoe gaan we om met fysieke, emotionele en sociale levensuitdagingen met gebruik van ‘Mijn Welbevinden’. Het team gaat met de cliënt in gesprek inzake welbevinden en leefplezier. Het team bestaat o.a. uit verpleegkundigen, ergo-, fysio-, logo en diëtist.
Medewerker
Er zijn diverse teamrollen ontwikkeld. Vanuit de perspectieven cliënt, medewerker, kwaliteit en bedrijfsvoering.
Vanuit de teamrollen zijn diverse trainingen opgepakt in 2017:
Verder is aandacht geweest voor de doorontwikkeling van de ‘Talentpool’: vanuit de talentpool worden diverse tools en ondersteuning ingezet om samen met een (potentiële) medewerker te investeren in talent en loopbaanontwikkeling binnen Livio met als doel doorstromen naar de juiste plek/vacature bij Livio.
Dit doen we vanuit de visie dat iedereen talenten heeft en dat je - door die talenten te ontwikkelen en in te zetten - het beste uit jezelf kunt halen, het meeste werkplezier hebt en de grootste toegevoegde waarde biedt aan de cliënt, je team en de organisatie.
Er is gewerkt aan de voorbereiding van een nieuwe aansluitende welzijnsvisie: ‘Welzijn nieuwe stijl’: hiermee wordt een andere invulling gegeven aan welzijn, invulling vanuit leefplezier en meer persoonlijke activiteiten. Voorbereiding van de invulling van de Welzijnsteams is uitgewerkt. Ondernemingsraad en Cliëntenraad gaven positief advies.
Coachmanager werd in 2017 Coach & Coördinator (C&C). Nieuwe invulling van de functie die beter aansluit bij de eigen regie bij de teams. Rol C&C is ondersteunend aan de teams, geen leidinggevende rol meer.
Organisatie
In 2017 werd inhoud gegeven aan het bouwen op basis van de nieuwe visie:
Bouwlocatie was Het Wiedenbroek Haaksbergen waar Livio samen met woningcorporatie Domijn en Dura Vermeer Bouw Hengelo is gaan bouwen.
Dit wordt het meest duurzame verpleeghuis van Nederland. 2017 stond in het teken van: voorbereiding en planvorming, aanbesteding, start sloop, leggen van de fundering (realisatie jan. 2018) en het inrichten van een proefappartement. Er werd een prijsvraag georganiseerd voor de nieuwe naamgeving: uitkomst: Wiedenhof: samentrekking van Wieden, een historische verwijzing naar Het Wiedenbroek en hof: vanwege de parkachtige setting die een gevoel van geborgenheid biedt.
Cliënt
Wiedenhof: de locale cliëntenraad is intensief betrokken bij het inrichtings- en kleurconcept. Zij dachten op positieve wijze mee over de selectie van de bouwpartner, het zorgdragen voor de ornamenten uit het oude gebouw, inspraak over plafondliften en andere technische voorzieningen zoals domotica. Ook is meegedacht over de inrichting van belevingstuinen. Er was sprake van veel vertrouwen in elkaar en een prettige samenwerking.
Medewerker
Wiedenhof: medewerkers zijn betrokken bij de inrichtingsconcepten, de bouw biedt straks een werkplek voor velen met gebruik van moderne inrichting, logistiek en domotica die het werken in de zorg verder zal optimaliseren. Visie hierbij is: werken in het zicht van de cliënt.
Organisatie
In 2017 werd op diverse manieren de focus gelegd op de financiën. Zo is er na een zorgvuldig selectieproces gekozen voor een nieuwe huisbankier: ABN Amro. Ook kwam er commitment voor de nieuwe financieringsfaciliteiten.
Livio had een kritisch, opbouwende Management Letter 2017.
De hele organisatie heeft een steeds grotere focus op financiën, dit als gevolg van de veelheid aan financieringsstromen en de uitvol van de Livio visie.
Cliënt
Aan de Centrale Cliëntenraad is uitleg gegeven inzake de financieringsstromen in de zorg.
Er is een commissie zorgverkoop van de CCR ingesteld, met als doel een grotere betrokkenheid van cliëntenraadvertegenwoordiging te realiseren bij het zorginkoopproces.
Medewerker
Vanuit de visie op professioneel organiseren is in 2017 een start gemaakt met het meer betrekken van de teams bij de bedrijfsvoering. Teams kregen hier een grotere eigen verantwoordelijkheid in. Voor de teams is een tool ontwikkeld: het teamdashboard met daarin diverse sturingsinformatie waarmee zij meer inzicht kunnen krijgen in de teamresultaten.
Organisatie
Er is gestart met een ICT roadmap. Hierin werd de basis omschreven voor het harmoniseren van het ICT landschap op basis van een passende innovatie. Hierbij werd gestart met:
In 2017 werd vooral gewerkt aan de voorbereiding van het Electronisch Cliënt Dossier. Hierbij is de visie ontwikkeling van Livio in afstemming gebracht met de leverancier Vital Health. Hier is gecheckt of de wensen passen bij het platform van de leverancier. Hiermee is de basis gelegd in het ‘High Level Design’ om het dossier verder te gaan bouwen.
Cliënt
Cliënten zijn geïnformeerd over de mogelijkheden die het ECD voor hen in de toekomst gaat bieden. Daadwerkelijke betrokkenheid zal meer invulling krijgen in 2018.
Met name daar waar het cliëntportaal in 2018 in ontwikkeling zal gaan, zullen cliënten intensiever worden betrokken.
Medewerker
ICT infrastructuur (helpdesk) en informatiemanagement waren twee afdelingen met eigen aansturing. In 2017 zijn deze afdelingen samengevoegd tot 1 dienst met 1 ICT manager.
ECD
Medewerkers leverden in 2017 een grote input in de stuurgroep ECD en diverse werkgroepen ter voorbereiding, visie-ontwikkeling en verwerking van deze visie in de opbouw van het design van het dossier.
8
7
1
1
,
,
Organisatie
Livio heeft een hoog verzuimpercentage in 2017. Wel is er in totaal gedurende het jaar een daling tot stand gebracht. Het gemiddeld verzuim was bij aanvang 2017 8.1% en eind 2017 was dit 7,1%.
Cliënt
Cliënten ondervinden als gevolg van het hoge verzuim dat zij meer wisseling zien onder de medewerkers en dat er een hoge werkdruk wordt ervaren onder de medewerkers die niet ziek zijn.
Medewerker
Er is in 2017 actief verzuimbeleid gevoerd. Personeelsdossiers zijn op orde, er is gewerkt met verzuimconsulenten. Er is gewerkt aan het meer geven van eigen regie aan de teams in aansluiting op het ‘professioneel organiseren’. Niet alle teams bleken in staat om het verzuim goed bespreekbaar te maken in de teams, het aanspreken van collega’s blijft hierbij een uitdaging. Vooronderzoek voor mogelijk andere aanpak verzuimbeleid in 2018 zijn vanuit P&O gestart.
Organisatie
SAT: Samenwerking Apothekers Twente
Een samenwerkingsverband, aangegaan met apothekers in het verzorgingsgebied van Livio.
TZA: Twentse Zorg Academie
Livio is ‘founding partner’ van de TZA. TZA heeft lesomgeving met cliëntbedden waar geoefend wordt, een grote ruimte met bijv. fietsen met beeldschermen zoals ook in de bleekhof en een voorbeeld appartement met alle moderne apparatuur/techniek en domotica.
Menzis
Steeds meer wordt de samenwerking gezocht in projecten en meerjarenafspraken. In 2017 had dit diverse resultaten. Een mooi voorbeeld is het meerjarencontract wijkverpleging, dit geeft Livio ruimte qua financiering: het is een experimentele vorm van bekostiging van verpleging en verzorging met een vast bedrag per cliënt per week.
Observatieafdeling
Samen met collega zorgaanbieders en het MST en Menzis zijn in 2017 verkenningen gedaan om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om een observatieafdeling te realiseren. Deze afdeling zou patiënten/cliënten kunnen observeren waarbij de exacte diagnose nog onduidelijk is en waar een behandelplan voor wordt opgesteld en de juiste indicatie aan kan worden gekoppeld.
Samenwerking met meerdere partijen/diciplines
Livio heeft samenwerkingsovereenkomsten met woningcorporaties: Domijn, Ons Huis,
De Woonplaats, ProWonen, Habion en Mooiland Vitalis.
Er is een intensieve samenwerking met alle gemeenten binnen het werkgebied van Livio.
Livio werkt intensief samen met collega zorginstellingen via ZorgSchakel Enschede, daarnaast zijn regelmatig initatieven met zorginstellingen in het werkgebied gezocht.
Zorgschakel Enschede
Samenwerking met Liberein (voorheen Arienszorgpalet/Bruggerbosch), Manna, De Posten en Livio. (Sinds oktober 2016)
Doel van de samenwerking is om de intensieve zorgmomenten in gezamenlijkheid op te pakken en hiermee betere en efficiëntere zorg te kunnen bieden.
Voorbereiding MAR
Ter voorbereiding op het realiseren van een Medische Advies Raad (MAR) is door de RvB met de medici gewerkt aan het uitwerken van een visie op medische praktijkvoering. Deze gaat er van uit dat er meer naar de totale mens gekeken moet worden, niet alleen medisch maar ook naar welzijns- en welbevindingsaspecten. Dit sluit mede aan op de visie van Professioneel Organiseren.
Huuskes
Samenwerking inzake maaltijdvoorziening.
Cliënt
Overige samenwerkingen
Project Breeze: Haaksbergen, samenwerking met Buurtzorg, huisartsen en MST inzake preventie verminderen longaanvallen en COPD behandeling.
SAT: Samenwerking Apothekers Twente
Centrale Cliëntenraad gaf positief advies over de samenwerking met apothekers. Door de samenwerking wordt de medicatieveiligheid nog beter wat belangrijk is voor Livio cliënten. Tevens werd hiermee het bedienen van Livio cliënten t.a.v. medicatie geoptimaliseerd.
TZA: Twentse Zorg Academie
Cliëntgroepen van de dagbesteding zijn naar de Twentse Zorg Academie geweest om zorgvernieuwende mogelijkheden te ervaren.
Via de TZA zijn cliënten geschoold in het gebruik van een iPad.
Menzis
Meerjarencontract wijkverpleging: intensieve samenwerking met Menzis waarbij de cliënt meer keuze vrijheid krijgt en geen standaard aanbod.
Samenwerking met meerdere partijen/diciplines
In samenwerking is gewerkt om voor ouderen in complexen in de wijk de woonomgeving aantrekkelijker te maken.
In 2017 werd GezondheidsCentrum De Bouwmeester ontwikkeld en tevens een huiskamer van de wijk in naastgelegen woningcomplex.
In Boekelo werd een woningcomplex aantrekkelijker gemaakt ‘De Berke’. Doelen hierbij zijn: vereenzaming te voorkomen door de wijkfunctie en sociale interactie te stimuleren.
Zorgschakel Enschede
Cliënten werd door de inzet van medewerkers via de zorgschakel een betere continuiteit van zorg geboden gedurende de nachtzorg, bij medisch technisch handelen en wondbehandeling.
Huuskes
Om de kwaliteit en tevredenheid rondom de maaltijdvoorziening te vergroten is samen met Huuskes een recepturenwerkgroep opgestart. Cliëntenraden hebben een rondleiding bij Huuskes gehad.
Er zijn proefpanels inzake de feestmaaltijden georganiseerd. Met deze ontwikkelingen wordt de participatie van cliënten gestimuleerd.
Medewerker
Overige samenwerkingen
Met opleidingsinstanties:
ontwikkeling wijkleercentrum, in Enschede is dit een samenwerking tussen ROC – Livio. Deze is gericht op de inrichting van een wijkleercentrum in de Cromhoff; concept; leren op Livio locatie.
In Haaksbergen is er een samenwerking tussen het Graafschapcollege – Livio.
Saxion: voor hospitality en huisvestings-concepten samen met 50 studenten concept ontwikkeling voor Livio.
Inhoudelijke aanvulling volgt nog
Saxion: doorontwikkeling Wijklink: platform kennisdeling docenten, studenten en zorgprofessionals.
SAT: Samenwerking Apothekers Twente
Door de samenwerking is er binnen Livio meer eenduidigheid gekomen in de medicatie-aanlevering en verstrekking. Doel is ook om hierdoor medicatiefouten te reduceren.
TZA: Twentse Zorg Academie
Leren en innoveren: innovatie, onderzoek, techniek komen samen. Livio participeert in stuur- en werkgroep.
Menzis
Meerjarencontract wijkverpleging:
Regelgeving en bureaucratie is gereduceerd. Medewerkers hebben de ruimte gekregen om vanuit de eigen expertise en inzichten te komen met slimme of alternatieve oplossingen die passen bij de cliënt.
Samenwerking met meerdere partijen/diciplines
Voor medewerkers heeft het samenwerken als positief effect dat zij worden ondersteund in het multidisciplinair werken en meer geprikkeld worden om eigen initiatieven te ontwikkelen in het kader van wijkgericht werken.
SROI: Social Return On Investment: inzet van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in wijken/locaties van Livio in samenwerking met de gemeente Enschede. Deze medewerkers zijn vooral ingezet op parkeerbeheer, ondersteuning bij verhuizingen en tuinonderhoud.
Zorgschakel Enschede
ZorgSchakel Enschede: samenwerking op gebied van nachtzorg, medisch technisch handelen en wondexpertise. Voor medewerkers van Livio biedt dit een verbetering in de logistiek, de bezetting en de kwaliteit van zorg.
Voorbereiding MAR
In gezamenlijkheid tussen medici en RvB is gewerkt aan de ontwikkeling van de visie medische praktijkvoering.
Op basis van deze visie is een intensievere samenwerking gerealiseerd tussen de specialist ouderenzorg (SO) en de Specialistisch Verpleegkundigen (SV). Tevens is de rol/inzet van de psycholoog bij de PG afdelingen geïntensiveerd.
Huuskes
Voor medewerkers zijn rondleidingen bij Huuskes gerealiseerd.
Organisatie
M.i.v. 1 maart 2017 is de aspirant voorzitter RvT, Rob van Holten benoemd. M.i.v. 1 december 2017 is hij voorzitter geworden.
M.i.v. 1 maart 2017 kwam ook een nieuw lid RvT, Jenneke Welmers met primaire portefeuille vastgoed.
Werving & Selectie nieuwe Voorzitter Raad van Bestuur.
Naast de wijzigingen bij de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht werden er in het Management Team ook nieuwe leden benoemd:
M.i.v. 1 juni 2017 is de RvE manager Zorg & Verblijf benoemd: Ineke Olthof
M.i.v. 1 december 2017 werd de ICT manager benoemd: Ann Blaaupot.
Cliënt
De Cliëntenraad is actief betrokken bij de benoeming van de RvT leden.
Actieve betrokkenheid van de CCR bij het opstellen van het profiel voor de nieuwe voorzitter RvB.
Medewerker
De Ondernemingsraad is actief betrokken bij benoeming van de RvT leden.
Actieve betrokkenheid van MT en OR bij het opstellen van het profiel voor de nieuwe voorzitter RvB en tevens bij de voorbereiding van het wervingsproces.
Organisatie
Livio heeft diverse vormen van medezeggenschap. In 2017 waren de contacten met Ondernemingsraad en Cliëntenraad beiden zeer positief.
Er is in 2017 gewerkt aan een aanvullende, nieuwe vorm van medezeggenschap: de Medische Advies Raad (MAR).
Cliënt
De volgende positieve adviezen werden door de CCR uitgebracht:
De Cliëntenraad heeft meegedacht over toetsvragen om de kwaliteit te monitoren. Hier zijn vier vaste vragen uit voortgekomen in de meting welke 2 x per jaar wordt uitgevoerd.
Medewerker
Positieve adviezen OR:
Ter voorbereiding op de invoering van de Medische Advies Raad (MAR) werd een reglement ontwikkeld en in 2017 vastgesteld.
Organisatie
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming. Ter voorbereiding op deze Europese wetgeving is gewerkt aan diverse onderwerpen die van belang zijn in het kader van het borgen van de privacy van onze cliënten, medewerkers en vrijwilligers.
Governance code zorg 2017 werd gelanceerd. Landelijke eisen waar alle zorgaanbieders aan moeten voldoen.
Kwaliteitskader verpleeghuiszorg: landelijk kader voor verpleeghuiszorg. Livio heeft besloten om dit RvE overstijgend op te pakken om meer de verbinding onderling te vinden (dus niet alleen voor verpleeghuis).
Cliënt
AVG: folder privacy in voorbereiding.
Medewerker
AVG: Er is een Data Protection Officer geschoold en aangesteld. Met de zorgteams zijn bewustwordingssessies gehouden in combinatie met de reedsgeplande bijeenkomsten in het kader van de arbo-RI&E. Diverse privacydocumenten zijn aangepast vooruitlopend op de nieuwe wetgeving.
Governance Code Zorg 2017: Diverse governance documenten werden geevalueerd en op basis van de nieuwe code geactualiseerd. Ondermeer aandacht voor klokkenluidersregeling, nieuwe vormen van toezicht, scholing RvT leden, zelfevaluatie RvT. Voorbereiding statutenaanpassing.
Organisatie
Doorontwikkeling professioneel Organiseren. Implementatie Mijn Plan, registratie Mijn Arrangement integreren in ECD.
Focus op resultaat: Structuur en ordening Plan & Controlcyclus met bijbehorende documenten.
Heroriëntatie op functioneren afdeling FEAZ, toegevoegde waarde voor de cliënt onderzoeken.
Organisatietotaal dashboard/sturingsinfo op management niveau doorontwikkelen.
Meer ‘sense of urgency’ creeeren.
Compliance rol verder uitwerken
Ontwikkeling strategische marketing en herinrichting afdeling Markt & Communicatie
ECD: Daadwerkelijke detail ontwikkeling en bouw van het ECD, werkbaarheid uitwerken, testfasen doorlopen, acceptatiefasen doorlopen en daarna implementeren.
Projectorganisatie omvormen naar programmamanagement vanwege de grote omvang van het ECD, samenhang met diverse andere systemen zoals cliëntportaal, Inplanning, relatiebeheer, declaratie, inkoop.
ICT: commitment en integratie organisatie overstijgend.
ICT ontwikkeltraject van helpdesk naar servicedesk.
Risicomanagement; meer structureren en inbedden in projectorganisatie en nieuw beleid.
Focus op betrokkenheid, verbinding en kwaliteit.
Cliënt
Meer ruimte voor persoonlijke wensen en regie voor cliënten: d.m.v. implementatie Mijn Plan, Mijn Welbevinden, Mijn arrangement.
Groei ZorgThuis.
Oplevering Wiedenhof
Nieuwe, eigentijdse vorm van medezeggenschap cliënten realiseren
Anders organiseren Devio/TOA
Medewerker
Doorontwikkeling teamrollen.
Nieuwe aanpak verzuim (Falke & Verbaan inzetten)
Verzuimpercentage verlagen
Doorontwikkeling leerportaal/e-learning
OIM verder doorvoeren binnen Fac. Bedrijf
Digitalisering inkoop
Onderzoeken verbinding tussen cliëntadvies en back-office (klantreis Bebright uitwerking)
Arbeidsmarktstrategie en campagne/gekwalificeerde medewerkers.
Professioneel organiseren
en de praktijk
In 2016 is besloten dat Livio niet meer wilde praten over
‘zelfsturende teams’. Er werd gekozen om te gaan werken
aan ‘professioneel organiseren’. Teams kregen daarbij o.a.
meer ruimte om zelf ideeen ten uitvoer te brengen.
Nieuwbouw
In 2017 is hart gewerkt aan het verpleeghuis van de
toekomst: Wiedenhof. Tevens zijn er er zogenaamde ‘vergrijsde flats’, regulier woningaanbod waar veel ouderen wonen, in samenwerking met woningcorporatie en wijkgerichte dienstverleners opgeknapt.
Overige onderwerpen
Naast alle onderwerpen die de revue hebben gepasseerd
zijn er nog diverse onderwerpen die veel van onze reguliere organisatie hebben geeist. We lichten er een aantal uit.
Organisatiefocus
op financiën
Een zorginstelling in deze tijd kan niet ‘alleen maar zorg en
welzijn bieden’. Veel meer komt steeds de focus op financien
te liggen. Livio heeft deze ontwikkeling ook als een uitdaging
gezien voor haar clienten en medewerkers.
ICT/ECD
Het hele jaar is met veel medewerkers hard gewerkt aan een
zeer uitgebreide versie van een Electronisch Client Dossier.
Het betreft niet alleen een ECD, maar ook een verandering in
de hele architectuur van onze ICT inrichting. Het hele traject
werd in 2017 zeer intensief ervaren en zal in 2018 en
volgende jaren nog het vervolg krijgen.
Verzuim
In 2017 had verzuim de aandacht vanuit diverse perspectieven: de afdeling P&O, de diverse teams en ook vanuit financieel perspectief. Voor alle partijden bleek het terugdringen van het verzuim een grote uitdaging.
Benoemingen
Er zijn in 2017 diverse benoemingen geweest. Bij de Raad
van Toezicht was de aanleiding het vertrek van leden door het
verstrijken van de zittingstermijnen. Met veel dankbaarheid
voor de inzet is afscheid genomen van de leden. Samen met
de gremia is actief gezocht naar nieuwe leden welke wij ook
mochten aanstellen in 2017.
Medezeggenschap
In 2017 is er op zeer positieve wijze samengewerkt met de
Centrale Clientenraad en de Ondernemingsraad. Beide organen hebben een insteek die steeds uitgaat van vertrouwen in de organisatie en het belang van client en medewerkers voorop te stellen.
Uitdagingen voor 2018
Voor 2018 zien wij veel uitdagingen! Livio zal zich hiervoor
inzetten en de uitdagingen stroomlijnen, monitoren en afmaken. Belangrijk vinden wij vooral ook om met trots te laten zien waar wij goed in zijn en te laten voelen dat de
pay-off ‘mooi dat je er bent!’ ook waargemaakt wordt voor
onze doelgroepen.
Samenwerkingen
Livio heeft intensieve samenwerkingen met diverse
partners. Ook in 2017 is er weer met veel enthousiasme samengewerkt met resultaten die ten goede komen aan
onze clienten en medewerkers.